Seguimiento automático del tiempo con la máxima precisión

Se ha demostrado que el seguimiento automático del tiempo influye positivamente en la forma de trabajar de un equipo y de cada uno de sus miembros. Puede ayudar a aumentar los índices de productividad y eficiencia, mejorar los procesos de trabajo y mucho más. Sin embargo, como ocurre con cualquier herramienta, depende mucho de cómo se utilice el seguimiento del tiempo en cada empresa. Si el equipo desconfía del seguimiento del tiempo, las consecuencias negativas (por ejemplo, desconfianza, disminución de la satisfacción del empleado, microgestión) pueden superar las ventajas potenciales. Por eso es importante averiguar el propósito exacto por el que desea empezar a rastrear el tiempo y comunicárselo también a su equipo.

Sí, el seguimiento automático del tiempo puede aportar ventajas no solo a los gerentes, sino también a los empleados. Los datos recopilados por la aplicación de seguimiento del tiempo pueden proporcionar información sobre cómo está trabajando cada empleado y cómo pueden realizarse las tareas de forma aún más eficaz. Las aplicaciones de seguimiento del tiempo también pueden ayudar a garantizar que los empleados no se olviden del equilibrio entre vida profesional y personal: los empleados sobrecargados y exhaustos se agotarán, y eso puede resultar en la pérdida de los mejores talentos. Los programas de seguimiento del tiempo le darán un panorama preciso de las horas de trabajo de cada empleado. Eso le ayudará a detectar a los que van más allá y deberían ser recompensados por su esfuerzo.

No es ningún secreto que muchas veces la primera reacción de los empleados cuando se enteran de que van a tener que utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo tiende a ser negativa. La gente tiende a asociar el seguimiento del tiempo con la microgestión y las preocupaciones con respecto a la privacidad. Por eso es importante que los gerentes les expliquen a sus equipos cómo van a utilizar el rastreador del tiempo para disipar los miedos y preocupaciones desde el principio. Es una buena idea recalcar las ventajas y el modo en que los propios empleados pueden usar los datos de seguimiento del tiempo para su propio bien, por ejemplo, garantizando descansos adecuados y un equilibrio entre la vida laboral y personal. Otra gran idea es darles un ejemplo a su equipo y mostrarles que usted usa la aplicación de seguimiento del tiempo para mejorar su día de trabajo, y ellos verán las ventajas de primera mano y de una fuente conocida.

Al principio la reacción de muchos equipos cuando empiezan a usar un rastreador del tiempo suele ser prudente o incluso negativa. El rastreador se suele asociar con la vigilancia, el espionaje y la invasión de privacidad. Por eso es muy importante que los empleadores introduzcan la herramienta adecuadamente y expliquen el propósito de su uso. Esto le ayudará a evitar cualquier temor que puedan tener sus empleados a que sus datos se utilicen en su contra. Una vez que haya recalcado las diversas ventajas que el seguimiento del tiempo aporta a todos, será mucho más fácil conseguir que su equipo se comprometa a usar este tipo de aplicaciones. Sus preocupaciones se irán desvaneciendo con el tiempo.

Con el seguimiento automático del tiempo, al igual que con cualquier otra herramienta, todo depende de cómo se use. El seguimiento del tiempo en sí no es microgestión; todo depende de cómo se use los datos recogidos por la herramienta. Recomendamos usar los datos de seguimiento del tiempo para obtener un panorama general, detectar patrones y tendencias y asegurarse de que todos cumplen con sus horas de trabajo, en vez de observar de cerca las actividades de cada miembro del equipo. Por este motivo, también es esencial tener en cuenta cómo introducir el uso de un rastreador del tiempo a su equipo. Lo mejor es abordar cualquier duda de los empleados desde el principio para que no traten la herramienta con desconfianza y puedan disfrutar de las ventajas que les aporta a todos.

Los empleados suelen desconfiar de las aplicaciones de seguimiento del tiempo porque creen que invaden su privacidad, promueven la microgestión y pueden desenfocar la atención de los resultados reales para enfocarse en el cumplimiento formal de las normas. Algunas personas también tienen miedo de que los datos de seguimiento del tiempo se utilicen en su contra, afectando a su trayectoria profesional. Por eso es muy importante abordar desde el principio las posibles dudas de su equipo sobre el seguimiento del tiempo: explíqueles el propósito de la aplicación y responda a cualquier pregunta que puedan tener.

El seguimiento del tiempo ofrece varias ventajas. Primero que nada, le ofrece información basada en datos sobre el modo en que usted y su equipo emplean el tiempo. La gente suele equivocarse haciendo conjeturas, pero un software de seguimiento automático del tiempo le proporcionará una imagen clara. Una vez que disponga de los datos, podrá usarlos para implementar cambios positivos. Descubra dónde se encuentran los posibles cuellos de botella, detecte a las personas que podrían necesitar ayuda para convertirse en trabajadores más eficientes o prevenga el agotamiento a tiempo si observa que algunas personas están haciendo esfuerzo excesivo y el equilibrio entre la vida laboral y personal está a punto de quebrarse. Puede que incluso se dé cuenta de que sus estimaciones sobre la duración de ciertos proyectos están muy equivocadas. Esto puede ayudar a planificar el presupuesto y otros recursos en el futuro. Cuando disponga de datos precisos sobre las horas de trabajo, también podrá usarlos para facturarles a sus clientes la cantidad exacta de trabajo realizado.

Uno de los problemas potenciales del seguimiento automático del tiempo es, en primer lugar, lograr que el equipo se comprometa a usarlo. Pueden sentir desconfianza hacia la herramienta y pensar que usted no se confía en ellos a la hora de hacer bien su trabajo. Por eso es crucial considerar cómo se introducen en el equipo las herramientas como DeskTime, recalcar los beneficios que aportan a todos y abordar cualquier inquietud desde el principio. También es importante asegurarse de que el seguimiento del tiempo no acaba poniendo demasiado énfasis en el tiempo dedicado al trabajo cuando todos deberían enfocarse en los resultados: el resultado es lo que más importa. Las herramientas de seguimiento del tiempo pueden ayudarle a hacer que los procesos sean más eficientes y los datos que obtenga se deben analizar en el contexto de los logros de los empleados.

¡Por supuesto! Los datos de DeskTime han demostrado que al empezar a usar nuestro rastreador del tiempo, la productividad de un equipo puede aumentar en un 30%. Llevar un registro del tiempo dedicado a las actividades laborales puede ayudar a identificar las áreas problemáticas en las que se puede mejorar los procesos y hacerlos más eficientes. Esto le ayudará a su equipo a mejorar su productividad a largo plazo. También se ha demostrado que cuando se introducen los rastreadores del tiempo a los equipos, los empleados se enfocan más y la posibilidad de distraerse se disminuye.

El seguimiento del tiempo puede influir considerablemente en el trabajo del equipo y en su productividad. Los estudios de DeskTime han demostrado que el uso de una aplicación de seguimiento del tiempo puede aumentar la productividad de su equipo hasta en un 30%. Al disponer de datos de seguimiento del tiempo, los gerentes pueden tomar decisiones más fundamentadas sobre la organización del trabajo de su equipo y la asignación de recursos. También puede detectar a los más trabajadores, que merecen un elogio (e incluso un ascenso), y a los que se están quedando atrás y necesitan ayuda. Al automatizar este proceso, también puede despedirse de una gran parte del papeleo que de lo contrario le robaría su valioso tiempo.

Las empresas empiezan a realizar el seguimiento del tiempo por varias razones, pero por lo general, todo está basado en la necesidad de mejorar la eficiencia de los procesos y del propio trabajo. Para obtener mejores resultados, es esencial mejorar la productividad. Con el seguimiento del tiempo, las empresas pueden evaluar los procesos actuales y buscar mejoras, gestionar mejor sus recursos, facturar a sus clientes con mayor precisión, obtener pruebas del trabajo de los miembros de equipos remotos, etc.

Para los que trabajan desde casa, el equilibrio entre vida laboral y personal puede ser un problema especialmente difícil de resolver, ya que a menudo los límites en este caso se difuminan y aparece entonces el riesgo de trabajo excesivo y agotamiento. Por eso, una herramienta de seguimiento automático de las horas de trabajo puede ser una gran solución a este problema: la herramienta registrará las horas que pasa trabajando y podrá consultar los datos de vez en cuando para ver qué exactamente ha estado haciendo y cuándo es hora de tomar un descanso. Los datos recopilados por la aplicación también pueden servir como prueba de trabajo para los gerentes que tienen que supervisar equipos remotos, dándoles la tranquilidad de que el trabajo está avanzando.

Hay varios métodos que puede usar para hacer un seguimiento de su trabajo diario. Uno de los métodos más sencillos es anotar las actividades que realiza y el tiempo que lleva haciéndolas. Sin embargo, con este método es muy probable que cometa errores (por ejemplo, puede olvidarse de anotar algo), y rellenar manualmente sus hojas de horas puede consumirle mucho tiempo. Otra opción aún más sencilla es empezar a usar una aplicación de seguimiento automático del tiempo, que recopilará los datos de su trabajo diario en segundo plano, permitiéndole enfocarse en las tareas importantes. Al terminar el día, puede repasar lo que ha hecho, detectar las áreas de mejora y sacar otras conclusiones sobre cómo hacer que sus días sean más productivos.

Instalar una aplicación de seguimiento automático del tiempo en su ordenador es la forma más sencilla de hacer un seguimiento del tiempo. De este modo, no tendrá que dedicar tiempo extra para registrar sus horas de trabajo manualmente. Los rastreadores automáticos trabajan en segundo plano, recopilando los datos y mostrándolos para que usted los analice más tarde. Esto también significa que puede enfocarse más en su trabajo, ya que puede olvidarse de la aplicación. La herramienta se encargará de la parte de seguimiento por usted, para que pueda dedicar su tiempo a las actividades más importantes.